村级档案管理办法

  第12号

  《村级档案管理办法》已经国家档案局局务会议、民政部部务会议审议通过，并经农业部同意，现予公布，自2018年1月1日起施行。

  国家档案局局长

  民政部部长

  农业部部长

  2017年11月23日

  村级档案管理办法

  第一条为了加强农村档案工作, 规范村级档案管理，服务新形势下的农村工作，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国村民委员会组织法》《中华人民共和国农业法》和国家有关规定，制定本办法。

  第二条本办法所称村级档案是指村党组织、村民委员会、村集体经济组织等(以下简称村级组织)在党组织建设、村民自治、生产经营等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式和载体的历史记录。

  第三条村级档案工作主要包括村级组织对村级档案进行的收集、整理、保管、鉴定、利用等工作。

  第四条村级档案工作实行统一领导、集中管理、安全方便的原则。

  村级组织应将档案工作作为村级工作的重要事项，健全相应的工作制度，明确领导、健全机制、保障经费，确保档案的真实、完整、规范和安全。

  第五条村级档案工作在业务上接受乡镇人民政府、档案行政管理部门、民政部门、农业部门和相关部门的监督和指导。

  第六条村级组织应当指定专人负责档案的收集、管理和提供利用。有条件的村应当设立专用档案柜和档案库房集中管理档案。

  档案管理人员应当具有良好的政治素质，遵纪守法，忠于职守，具备相应的档案管理知识，并经过一定的档案业务培训。

  第七条村级组织形成的具有保存价值的文件材料，均应当按照要求规范整理后归档，任何组织和个人不得据为己有或者拒绝归档。

  县级档案行政管理部门可以依据《村级文件材料归档范围和档案保管期限表》(见附件)的规定，制定符合本地实际的村级文件材料归档范围和档案保管期限表。

  第八条村级档案一般包括文书、基建项目、设施设备、会计、音像、实物等类别。各类文件材料整理方法和归档时间如下：

  (一)文书类应当按照《文书档案案卷格式》(GB/T 9705-2008)或者《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)的要求进行整理，于次年上半年归档。

  (二)基建项目类应当按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)，并参照《国家重大建设项目文件材料归档要求与档案整理规范》(DA/T 28-2002)的有关规定及时整理归档。

  (三)设施设备类应当在开箱验收后即时归档，使用维修记录等按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行收集管理。

  (四)会计类应当按照《会计档案管理办法》(财政部 国家档案局令第79号)的要求进行收集整理，在会计年度终了后于次年3月底之前归档。

  (五)照片应当按照《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)、《数码照片归档与管理规范》(DA/T 50-2014)整理，由拍摄者在拍摄后1个月内将照片原图连同文字说明一并归档。

  (六)电子文件应当按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)收集归档并管理。

  (七)实物和其他门类按照档案工作有关规定及时归档。

  第九条档案制成材料和装订材料应当符合档案保护的要求。

  第十条档案库房应当采取防火、防盗、防水(潮)、防光、防尘、防磁、防高温、防有害生物等措施。

  档案管理人员应当定期检查档案的保管状况，确保档案安全。对音像档案和电子档案，要定期检查信息记录的安全性，确保档案可读可用。

  第十一条不具备档案安全保管条件的，应当将档案交由乡镇档案机构代为保管，村级组织可以保存档案目录等检索工具以方便利用。

  第十二条村级组织换届选举后10日内，应当履行档案交接手续。必要时可以在选举前将档案暂存乡镇政府。村以及村民小组在设立、撤销、范围调整时，应当将档案妥善移交。

  档案工作人员离任时应当进行档案移交，履行交接手续，防止档案散失。

  第十三条销毁已达到保管期限的档案时，应当成立档案鉴定工作小组及时进行鉴定。

  鉴定工作小组由村级档案管理人员和形成档案的村级组织的人员(或者村民代表)组成，鉴定后应当形成档案鉴定报告。对失去保存价值的档案，应当清点核对并编制档案销毁清册，经过必要的审批手续后按照规定销毁。

  禁止擅自销毁档案。村级档案销毁清册应当永久保存。

  第十四条村级档案工作应当积极推进档案信息化建设，配备必要的设施设备和档案管理软件，建立档案电子目录和全文数据库，逐步实现档案的信息网络共享。

  第十五条村级档案工作应当建立档案查阅利用制度，为本村各类组织及其成员、村民提供服务。查阅档案要遵守利用规定、履行查阅手续，不得有涂改、损毁、调换、抽取档案等行为。

  档案管理人员应当围绕村中心工作或村级组织及其成员、村民利用需求，加强档案信息资源的开发利用，积极开展档案编研工作，如编写村史、村志、大事记等。

  第十六条对在村级档案工作中作出突出贡献的村干部、档案工作人员和其他组织、个人，由各级人民政府、档案行政管理部门及相关单位给予表彰和奖励。

  第十七条各省(自治区、直辖市)、新疆生产建设兵团档案行政管理部门商同级民政部门和农业部门，可以结合本办法和本地实际，制定实施办法及细则。

  第十八条本办法由国家档案局、民政部、农业部负责解释。

  第十九条本办法自2018年1月1日起施行。

  附件：村级文件材料归档范围和档案保管期限表附件

  村级文件材料归档范围和档案保管期限表

  一、文书类

  1.党群组织工作文件材料

  1.1本村党组织(党委、党总支、党支部)委员会会议记录、党员大会会议记录、村“两委”联席(班子)会议记录永久

  1.2本村党组织年度工作计划、总结等材料永久

  1.3本村党组织关于机构设置、撤并、名称更改、启用和废止印章的请示，上级批复、通知、决定等材料永久

  1.4本村党务干部任免、分工、考察、奖惩等材料永久

  1.5本村党组织换届选举候选人的请示、批复和换届选举工作的通知、议程、报告、领导人讲话、大会发言、选举办法、选举结果、决议、上级批复等材料永久

  1.6本村党员教育培训、组织活动、党性分析、民主评议等方面的计划、总结、会议(活动)记录、请示及上级的批复永久

  1.7本村发展新党员，党员转正、延期、退党，处置不合格党员等方面的材料永久

  1.8本村执行上级党组织工作的决定、纪要、报告等材料

  (1)重要的永久

  (2)一般的30年

  1.9本村党组织、党员名册和年报表永久

  1.10本村党组织关系介绍信、通知书存根永久

  1.11本村党员交纳党费的清单、票据等永久

  1.12本村先进集体、先进个人登记表，审批表，名册及各种事迹材料

  (1)受到县级(含)以上表彰、奖励的永久

  (2)受到县级以下表彰、奖励的 30年

  1.13本村党员违法违纪的有关材料，处理意见和上级决定、批复等材料

  (1)受到警告(不含)以上处分的永久

  (2)受到警告处分的30年

  1.14本村纪检、党风廉政工作的计划、总结、报告等材料30年

  1.15本村开展政治思想、形势教育、精神文明建设工作的计划、总结等有关材料10年

  1.16本村共青团组织发展、换届选举材料，团员名册、组织关系介绍信及存根、团费缴纳、年度统计表等材料永久

  1.17本村团代会通知、议程、代表名单、开幕词、报告、决定、选举结果、闭幕词等材料永久

  1.18本村团组织、团员获得表彰奖励及违法违纪受到处分的请示、报告、批复等材料永久

  1.19本村工会年度工作计划、总结，工会代表大会的通知、名单、议程、开幕词、报告、决议、闭幕词、选举结果等材料永久

  1.20本村工会干部任免的请示、批复，会议记录，工会干部、会员名册及统计年报表等材料永久

  1.21本村妇代会换届选举等材料永久

  1.22本村计划生育工作年度计划、总结、统计表等材料永久

  1.23本村独生子女证申请表，育龄妇女生育多胎的申请表、审批表及超生调查报告、汇报、处罚决定等材料永久

  1.24本村村民婚姻状况证明存根等材料永久

  1.25本村五好家庭、敬老爱幼模范、文明户、好婆婆、好媳妇等评选活动的材料30年

  1.26上级发布的本村民兵工作需要执行的文件材料10年

  1.27本村普通民兵、基干民兵登记表和花名册永久

  1.28本村兵役登记材料，现役军人、退伍军人情况登记表永久

  2.村务管理文件材料

  2.1本村村委会会议记录、纪要、决议等材料永久

  2.2本村村委会年度工作计划、总结等材料永久

  2.3本村村史、组织沿革、大事记等材料永久

  2.4本村村委会换届选举工作的通知、选票、选举结果、干部任免等材料永久

  2.5本村各类工作的请示、报告、汇报及上级的批复等材料

  (1)重要的永久

  (2)一般的30年

  2.6本村干部、村民名册，村办股份公司股民名册、各类技术人员名册等永久

  2.7 本村干部的招聘、录用、定级、调配、人员任免、离退、调动介绍信存根、工资表，农业村级协管员的聘书、合同或协议等材料永久

  2.8本村和村内机构设置、更名、撤并及行政区划与隶属关系的变化，启用、废止印章等材料永久

  2.9本村关于年终分配方案、工资福利、劳动保护的各种文件材料和参加社会养老保险人员名册永久

  2.10本村干部、职工工资单及年终收益分配审批表、归户结算表等材料永久

  2.11本村关于房屋拆迁、土地征用、村民房产、地产等材料，相关人员名册等永久

  2.12本村的村规民约等各种规章制度材料永久

  2.13本村各种年度统计报表(包括农副工业生产年报，收益分配报表，土地、人口、户数等基本情况统计表等材料)永久

  2.14本村各种保险材料、综合治理、安全生产承包责任和各种案件、民事纠纷的调解协议、处理决定等材料永久

  2.15本村信访信件处理结果等材料

  (1)有领导重要批示及处理结果的永久

  (2)有处理结果的30年

  (3)没有处理结果的10年

  2.16本村拥军优属、优抚救助等材料30年

  2.17本村开展教育、卫生、合作医疗等工作的材料永久

  2.18本村规划、经济建设及重大决策等材料永久

  2.19本村公共设施管理、维修维护的材料永久

  2.20本村生产管理、企业管理的年度工作计划及总结和重大决策等材料永久

  2.21本村财务管理的年度计划、总结，有关财务审计情况材料永久

  2.22本村工业、农业等相关税收征收清册和纳税变动情况等材料永久

  2.23本村各种经济、人口普查统计表永久

  2.24本村重大事故事件登记材料，调查处理意见、情况报告及善后工作中形成的材料永久

  2.25本村创建文明小区、爱国卫生工作形成的材料30年

  2.26 本村农业村级协管事项公开、协查工作记录等材料30年

  3.村级集体经济组织经营管理文件材料

  3.1本村经营管理中长期规划和专项发展计划等材料永久

  3.2本村企业发展重大经营决策方案、规划永久

  3.3本村企业董事会会议记录、纪要、决议等材料永久

  3.4本村企业负责人对企业承包、租赁、任期目标责任等材料永久

  3.5本村企业改制、转制等各种法律证书等材料永久

  3.6本村企业历史沿革、大事记等材料永久

  3.7本村集体经济组织、所属各企业年度工作计划、总结等材料永久

  3.8本村企业的设置、撤并、名称更改、启用和废止印章的请示、批复、通知等材料永久

  3.9本村及所属各企业的产权文件、土地使用证，各种集体财产合同、协议、委任书、公证书等法律文本、证书材料永久

  3.10本村集体经济组织章程，换届选举工作的通知、选举结果等材料永久

  3.11本村集体经济组织成员(股东)名册、股权登记簿永久

  3.12 本村新办公司、企业项目的申请和批复及可行性报告、章程、合同、验资、营业执照等材料永久

  3.13本村有关工商企业管理执照的申报、登记、批复以及违章违法被处理，经营不善歇业、破产等材料永久

  3.14本村企业年度各种统计报表及经济分析等材料永久

  3.15本村有关物资供销工作的合同、协议等材料30年

  3.16本村有关经营活动的争议、索赔、判决等材料永久

  3.17本村企业合资、独资、联营招商的合同、协议等材料永久

  3.18本村企业年度经营、销售统计等报表

  (1)重要的永久

  (2)一般的10年

  3.19本村企业工资计划、工资总额、奖惩、年终分配方案等表册永久

  3.20本村企业物资管理、安全生产检查、整改措施执行情况等材料永久

  3.21本村企业环境保护等材料永久

  3.22本村企业有关产品标准、国际质量认证等材料永久

  3.23本村企业有关资产评估，资金、价格管理的审查、验证材料永久

  3.24本村企业有关经营、审计活动中形成的各项证明和结论材料永久

  3.25本村有关产品市场调查、宣传、广告和用户服务等材料30年

  3.26本村有关产品销售等活动中形成的材料30年

  3.27本村各类农业普查材料永久

  3.28本村农作物规划布局，粮、棉、油多种经营实种面积、产量以及采、购、留、分配等材料永久

  3.29本村科学种植、科学饲养的经验总结及原始记录永久

  3.30本村“星火”“丰收”“火炬”计划项目的申报、验收材料永久

  3.31本村农业植保、农机管理、水利建设等材料永久

  3.32本村副业生产及上交任务的指标(畜、禽、蛋、鱼、菌菇等)以及各项任务完成情况、年报、统计表等材料永久

  3.33本村村办副业项目材料30年

  3.34本村关于土地批租、出让、租赁有关材料永久

  3.35本村农村集体产权制度改革实施方案、工作计划、总结、汇报材料永久

  3.36本村成立的农村集体产权制度改革工作领导小组、理事会、监事会等机构及组成人员名单永久

  3.37本村农村集体产权制度改革工作领导小组、理事会、监事会工作职责及工作制度30年

  3.38本村研究农村集体产权制度改革工作所形成的会议记录、纪要、决议永久

  3.39通过协商、招标、挂牌、拍卖等方式流转农村土地承包经营权的文件材料永久

  3.40农村集体产权制度改革的动员会、宣传、培训，上级领导检查等形成的文件材料10年

  3.41农村耕地保护、土地承包经营权、集体建设用地使用权台账永久

  3.42集体土地调查材料及统计表永久

  3.43农村集体土地所有权、农村建设用地使用权、村民宅基地使用权等相关确权、登记、颁证的文件材料永久

  3.44农村土地承包经营权登记申请书、变更登记申请书、登记簿、核准文件永久

  3.45农村土地承包经营权流转备案申请书、登记表和备案证明等材料永久

  3.46农村土地承包经营权确权登记方案、登记册、花名册及审核材料永久

  3.47农村土地使用权确权登记注册情况公告、注册表永久

  3.48农村土地承包合同、土地承包经营权流转合同、耕地保护合同永久

  二、基建项目类

  1.项目建议书、申请、报告及批复等材料永久

  2.可行性研究报告、论证意见、项目评估、调查报告等材料永久

  3.项目设计任务书、计划任务书或立项报告、批复等材料永久

  4.基建项目的会议记录等材料永久

  5.地质勘探合同、报告、记录、说明等材料永久

  6.征用土地移民申请、报告、批复、通知、许可证、使用证、用地范围等材料永久

  7.工程建设执照、防火、环保、防疫等审核通知单长期

  8.工程建设招投标文件、会议纪要等材料长期

  9.工程初步设计图纸、概算、设计合同等材料长期

  10.施工设计、说明、总平面图、建设施工图、给排水图等专业图纸长期

  11.施工合同、协议，施工预决算，图纸会审纪要、技术核定单、工程更改、材料代用、原材料质保书和全套竣工图等材料永久

  12.施工监理文件材料长期

  13.水电安装合同、协议，施工预决算，技术交底，图纸会审，材料出厂证明和竣工图等材料永久

  14.项目竣工验收申请、批复，消防、环保、防疫、档案等验收记录，基建财务结、决算，项目审计，项目竣工验收证书等材料永久

  三、设施设备类

  1.设备仪器购置可行性研究报告、申请、批复和购置仪器资金申请、批复等材料长期

  2.设施设备招投标文件、设备采购合同、购买协议等材料长期

  3.设备仪器开箱验收记录、使用说明书、操作手册、合格证、装箱清单等材料长期

  4.设备仪器安装调试记录、验收报告、操作保养规定等材料长期

  5.设备仪器运行、检修、保养、事故处理等记录材料长期

  6.设施设备技术改造、升级改装、革新改进等文件材料长期

  7.设备仪器报废申请、批复、证明等材料长期

  四、会计类

  1.各类会计原始凭证、记账凭证、汇总凭证30年

  2.会计账簿类

  2.1银行日记账、现金日记账30年

  2.2总账、明细账、辅助账簿30年

  3.会计报表类

  3.1年度财务报表永久

  3.2年度财务决算表永久

  3.3月、季度财务报表10年

  4.其他类

  4.1会计档案移交清册永久

  4.2会计档案保管清册永久

  4.3会计档案销毁清册永久

  五、照片类

  1.上级领导来村视察、检查工作的照片永久

  2.国际友人、专家、学者等知名人士前来活动的照片永久

  3.本村委会各种会议、重要活动形成的照片永久

  4.本村委会各种产品、奖状、证书、奖杯、锦旗等的拍摄照片永久

  5.反映村容、厂貌、市政项目建设等的照片永久

  6.新闻媒体刊登的反映本村情况的照片永久