随着数字技术的广泛应用，数字信息与文件大量产生并正以几何指数的速度激增。如何为未来保存真实、完整、可用的数字文件成为各国家地区面临的共同挑战。前不久，澳大利亚国家档案馆发布了《政府数字转型政策》，以应对数字信息与文件管理的危机。该政策要求所有政府机构都要实施数字信息和文件管理以提高效率。这意味着大部分澳大利亚政府文件将以数字形式生成、存储和管理，且将尽可能对已接收的纸质文件进行扫描，如此一来，将不再产生新的纸质案卷。

    在澳大利亚，目前大部分的政府信息是以数字形式产生并使用的，但是许多机构在归档时，都将这些信息打印出来以纸质形式保存。打印出来的数字信息和文件，会丢失重要的背景信息，而且不易共享或重复使用。为共同应对数字信息与文件管理的挑战，全面推动政府数字信息管理改革，《政府数字转型政策》对各文件形成机构、国家档案馆和澳大利亚政府信息管理办公室（AGIMO）提出了具体要求：

    一、对各文件形成机构提出的要求

    1.获取高级管理层对变革的支持。取得高级领导层的支持，形成重视信息和文件管理实践的文化氛围，以及增强员工对数字文件管理的意识和加大员工数字文件管理的培训，都是极其重要的。为此，国家档案馆馆长在2011年7月11日向各机构领导致信，寻求他们对实施数字信息变革的支持。

    2.开展自我评估。运用国家档案馆的自我评估工具Check-up 2.0，评估本机构的信息与文件管理能力；连续三年，每年都要对机构做一个“最低要求评估”；第一代Check-up 2.0评估工具已于2011年9月提交给国家档案馆，第二代评估工具于2012年9月提交，机构领导者必须支持评估的开展；2011年的评估意在为机构提供一个基准测试，各机构到2013年至少满足最低要求，并在接下来的几年里不断提升这种能力；指定一名Check-up 2.0评估的协调员。

    3.减少纸张库存。按照国家档案馆发布的相关政策要求，通过开展定期的审核和处置计划，对于到期的文件作出处置（销毁或保存），减少纸质文件的库存。

    4.有效管理数字信息。当从业务系统捕获文件时，要考虑如何进行文件管理才能满足档案管理需求，对那些能够有效支持电子环境下的文件管理要求并遵从ISO16175国际标准的系统给予优先考虑。

    5.考虑需要什么资源。信息与文件的有效管理，需要有足够的资金、适当的专业技术人员和系统来支持数字信息和文件的转型和持续管理。

    二、对国家档案馆的要求

    国家档案馆已经制订了数字连续性行动计划，今后将与澳大利亚政府信息管理办公室一起，通过澳大利亚政府信息管理办公室、澳大利亚信息专员办公室与国家档案馆网络（包括澳大利亚档案在线和面对面的论坛），向各机构提供关于数字信息管理的实践指南和建议。

    三、对澳大利亚政府信息管理办公室的要求

    澳大利亚政府信息管理办公室将会汇总各机构当前文件管理系统的现状，如系统升级或更换情况，然后记入政府解决方案登记册（GSR）。并以此为基础，澳大利亚政府信息管理办公室将建议各机构在提升政府的高效性、统一性和协同性方面作出努力。

    四、定期汇报

    国家档案馆、澳大利亚政府信息管理办公室和澳大利亚信息专员办公室，从2012年开始的连续三年内，每年都要向部长作关于机构信息与文件管理实践状况的汇报，并就效率提升和战略发展提出针对性建议。部长将于2014年就各机构的数字转型进程向总理汇报，并提出实现全面数字转型目标的建议。

    原载于《中国档案报》2013年4月1日 总第2438期 第二版