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    关于做好城市社区档案工作的意见
    发布时间:2013-03-19 17:19 | 访问次数:

     

    关于做好城市社区档案工作的意见
     
    各市档案局、民政局:
       加强社区建设,有利于促进经济和社会协调发展,进一步提高人民的生活水平和质量,有利于扩大基层民主,有利于维护社会稳定,推动城市改革和发展。而建立健全社区档案工作是社区建设的一项重要任务,也是整个档案事业的重要组成部分。为使档案工作更好地为社区工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》和《中共安徽省委办公厅、安徽省人民政府办公厅关于全面推进城市社区建设的意见》(皖办发[2001]21号),现提出如下意见:
     一、提高认识,切实加强对社区档案工作的领导
    社区档案是指社区党组织、社区成员(代表)大会、社区居民委员会以及社区群团组织在居民自治等各项工作活动中形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。社区档案工作是社区建设的一项基础工作,对便利社区管理,提高工作效率,优化社区发展环境,提升居民学习、生活质量,推动城市改革和发展,维护群众合法权益,推进社区物质文明、政治文明和精神文明建设具有十分重要的作用。要从实践“三个代表”重要思想的高度,切实加强对社区档案工作的领导和指导。要把社区档案工作纳入社区建设目标,列入年度工作计划和社区考核指标,与社区的其他工作同布置、同检查、同考核。要明确分管领导,逐级落实责任,切实解决社区档案工作中的人员、经费、保管场所和设施设备等实际问题,使社区档案工作与社区各项工作同步协调发展。
     二、依法管理,逐步规范社区档案工作
    依法管理是社区档案工作健康持续发展的基本保证。社区档案必须坚持集中统一管理原则,由社区集中统一管理社区各项工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案(见附件三:《社区档案归档范围》)。社区应配备专、兼职档案人员,逐步建立健全档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各项规章制度。采取防盗、防火、防潮、防虫、防光和防尘等措施,配置必要的档案安全保管设备,确保档案的完整与安全。有条件的应建立规范的综合档案室,使社区档案工作逐步走上规范化、标准化、法制化轨道,逐步实现档案管理现代化。
    社区档案整理,文书档案执行《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)行业标准;基建档案、设备档案执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T—11822—2000)国家标准;会计档案执行《安徽省会计档案管理办法实施细则》(财会字[1999]691号)文件;照片档案执行《照片档案管理规范》(GB/T11821—2002)国家标准;电子文件执行《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)国家标准。
    全省城市社区档案工作,“十五”期间的总体要求是:2003年,社区档案工作建档率达到20%;2004年,社区档案工作建档率达50%,合格率达30%;2005年完成社区建档工作,合格率达60%(《社区档案工作建档标准》、《社区档案工作合格标准》见附件一、附件二)。对经市、县(区)档案行政管理部门组织验收达到合格标准的社区,由各市档案行政管理部门颁发社区档案工作合格证书。合格证书由各市档案行政管理部门统一设计制作,统一加盖公章,统一颁发。
     三、齐抓共管,共同推进社区档案工作
    社区档案工作是一项系统工作,做好社区档案工作,需要各有关部门的密切配合,通力协作。各级档案行政管理部门要在同级党委政府的统一领导下与民政、劳动与社会保障、精神文明建设、卫生、宣传、司法等部门密切配合与协作,依法加强对社区档案工作的分类指导、监督、检查。积极主动深入社区,宣传档案工作的作用和意义,通过培训、法规咨询、现场指导、帮助建档等形式,为社区档案工作提供积极有力支持,要注意及时总结、推广社区档案工作经验,不断提高社区档案工作水平。各级民政部门要统筹规划,主动协调,把档案工作纳入社区发展规划和对社区工作的检查和布置中,和档案部门互相配合,共同促进社区档案工作的有效开展。各街道办事处、社区要充分发挥职能作用,积极为档案工作的依法规范开展创造条件,提供保障,确保社区档案工作健康、持续发展。
     四、着眼服务,充分发挥档案信息资源作用
    社区档案的建设必须紧紧围绕社区工作,为社区现实服务。要本着急用先建,边建边用,逐步规范的原则,围绕社区建设的重点工作、热点问题和居民需求,积极开发档案信息资源,努力为解决下岗职工和失业人员再就业、建立社会保障体系、加强社区党的建设、繁荣社区文化、发展社区卫生以及加强社会治安等提供服务。本社区工作人员和居民因工作需要或生活需要,均可利用社区档案。社区工作人员应主动利用档案,以利于了解和掌握社区建设和发展情况,不断提高工作效率;当前要特别注意建好、用好弱势群体档案,充分发挥低保人员登记、残疾人员登记、两劳释放人员登记、“空巢”老人登记、下岗职工人员登记档案的作用,为保证低保和社保资金公平、公正发放,帮助下岗职工再就业,开展多种形式的敬老助残工作服务。社区还可以通过开展电话和网上档案咨询、档案借阅、指导居民建立家庭档案、举办档案展览、发放宣传材料等形式,使社区档案工作贴近居民、贴近生活。
     五、加强培训,提高社区档案人员素质
    开展社区档案工作,发挥社区档案作用,提高档案人员素质至关重要。各级档案行政管理部门要加强对社区档案人员的培训,通过举办培训班、知识讲座、现场培训、业务咨询等形式,提高社区档案人员的业务知识和实际操作能力,以适应档案工作需要。要充分发挥社区自治功能,积极引导社区档案工作协作活动,开展档案业务交流,互帮互学,相互促进,共同提高。在条件允许的情况下,组织社区档案人员参观考察,开阔视野,增强档案工作活力。
    社区档案人员要严格遵守档案法律法规,认真执行各项规章制度和业务技术规范,安全保管档案,防止泄密。档案人员调动或离开档案工作岗位时,应严格办理档案移交手续。
     六、结合社区档案工作,引导开展家庭建档
    社区居民家庭档案对于推动家庭美德建设,提高家庭文化品位和家庭生活质量,丰富社区文化建设和精神文明建设有着十分重要的作用。各市在开展社区档案工作过程中,要抓住机遇,注意引导社区居民家庭建档,通过组织开展档案进社区进家庭、培育家庭档案示范户、举办家庭建档业务咨询和辅导、家庭建档经验报告会、家庭档案展览评比等活动,引导更多的居民建立家庭档案,让档案走进千家万户,使档案成为社区居民家庭生活工作的好帮手。
    特此通知。
     
     附件
     1、社区档案工作建档标准
     2、社区档案工作合格标准
     3、社区档案归档范围
     
                                                                                                              二OO三年九月十八日
     
     
    附件1:
                                                           社区档案工作建档标准
     
    1、有分管档案工作的领导和专、兼职档案人员。
    2、有比较规范的档案装具,档案保管安全。
    3、有比较完整的档案管理制度。
    4、档案齐全完整,并经过系统整理,有目可查。
     
    附件2:
     
                                                               社区档案工作合格标准
     
    1、落实了分管档案工作的领导。
    2、配有专(兼)职档案人员,档案管理岗位职责明确,经过档案业务培训,能胜任工作。
    3、建立了档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等规章制度,并能认真贯彻落实。
    4、各种门类和载体的档案实现了集中统一管理,应归档的文件材料收集齐全、完整。
    5、档案分类科学、整理规范,检索工具实用。实现了办公自动化的社区做到了利用计算机管理档案。
    6、有适宜的档案保管场所,档案装具充足、标准,“八防”设施基本符合要求,档案保管安全。
    7、档案利用方便,有效地为社区建设、管理和发展服务。
     
     
    附件3:
                                                                  社区档案归档范围
    (暂行)
     
    一、文书档案
    (一)社区党建类
    1、社区党员大会、党委(支部)会议、工作会议材料;
    2、社区党委(支部)工作计划、总结、决定等;
    3、社区党委(支部)制定的各项制度、规定;
    4、社区党组织建立、改选的批复、报告;
    5、社区党组织和党员统计报表、党员名册;
    6、社区党员关系调转介绍信(存根)、党费存根以及党员发展计划、积极分子考核材料;
    7、社区党员教育培训、民主评议、违纪处理材料;
    8、精神文明创建活动的材料;
    9、社区共青团组织、妇女组织、民兵组织等组织(机构)设置、工作计划总结、会议记录、活动记录、统计报表等;
    10、其他群团组织工作计划、总结、统计报表等;
    11、上级党委机关颁发的需要宣传贯彻的文件材料。
    (二)社区自治组织建设类
    1、社区概况、组织沿革、大事记、自治章程;
    2、社区居民代表会议、社区民主协商议事会材料;
    3、社区工作计划、总结、报告、决议;
    4、社区领导班子会议记录;
    5、社区换届选举文件材料;
    6、社区制定的规章制度、组织网络;
    7、领导视察工作的讲话、题词;
    8、报纸刊物登载的反映本社区情况的材料;
    9、人民调解、治安保卫、公共卫生、计划生育等组织机构的工作职责、组成人员名单、活动记录;
    10、社区专题报告、典型调查及经验交流材料;
    11、社区向上级的请示及上级的批复;
    12、社区居民档案,包括户籍登记、健康登记,刑满释放、劳动教养人员名册、安置登记、帮教记录等材料;
    13、有关评比表彰材料;
    14、上级机关颁发的需要宣传贯彻的批示、规定、办法。
    (三)社区服务类
    1、社区服务工作计划、总结、报告;
    2、社区服务工作职责、便民利民服务项目设置、活动记录;
    3、社区服务队伍(含志愿者)名册、活动记录;
    4、社区养老保险、优抚、特困户及最低生活保障金发放管理名册、登记表、统计报表;
    5、社区下岗职工名册、劳动技能情况登记表;
    6、社区开展再就业培训及安置就业情况统计报告;
    7、社区开展敬老、扶贫助残工作形成的材料及统计报表;
    8、社区服务工作目标责任状、签订的合同、工作规划及管理办法;
    9、政府部门关于发展社区服务的政策、规定、规划等。
    (四)社区文化类
    1、社区文化教育工作的计划、总结、报告;
    2、社区文化站、活动室、广场等文化活动设施建设报告及统计表;
    3、社区宣传专栏、板报、开展宣传活动形成的材料;
    4、社区开展老年人、青少年教育培训活动和妇女保护工作形成的材料;
    5、社区开展科学、文化、教育活动形成的材料;
    6、在各级报刊上发表的学习成果性文章。
    (五)社区卫生类
    1、社区卫生工作计划、总结、报告;
    2、社区卫生服务站点建设、疾病预防、医疗、保健、康复等工作计划、总结、统计等材料;
    3、社区计划生育工作计划、总结、组织网络、工作制度、各种登记台账、统计表、活动记录等材料。
    (六)社区环境类
    1、社区环境工作计划、总结、报告及统计报表;
    2、社区净化、绿化、美化环境各种活动记录;
    3、社区环境卫生保洁工作记录等;
    4、社区环境卫生检查评比活动形成的材料。
    (七)社区治安类
    1、社区治安综合治理工作计划、总结、报告及基本情况统计报表;
    2、社区综合治理网络、警务责任区等治安防范体系建设材料;
    3、开展法制教育、法律咨询、民事纠纷调节工作材料;
    4、开展综合治理工作专题报告及典型经验材料;
    5、社区人口普查登记及对流动人口管理记录、统计报表。
    二、基建档案
    社区办公地点及社区活动使用的建筑物的申请、批复、相关的协议、证书、图纸等。
    三、设备档案
    社区重要的办公设备、设施及交通车辆设备的随机产品使用(操作)说明书、线路图、维修单等。
    四、财务档案
    社区财务财产管理及经费、公益事业费收支账目管理形成的材料
    (一)财务报表
    1、年度财务决算报表;
    2、月、季度财务报表。
    (二)财务账簿
    1、现金出纳账;
    2、日记账、总账;
    3、明细分类账、分户账(登记簿);
    4、固定资产明细账(卡片)。
    (三)财务凭证
    各种财务原始凭证、记账凭证、汇总凭证;
    (四)财务公开活动形成的材料
    五、声像档案
    (一)照片档案
    1、上级领导视察社区工作形成的照片;
    2、社区召开各种会议及文化、体育、庆典活动形成的照片;
    3、报刊、电台及刊登反映社区情况的照片及文字说明材料;
    4、社区主要领导人和著名人物的照片;
    5、社区荣获的各种证书、奖状、锦旗、奖牌、奖品等照片;
    6、社区概貌及所属基础设施的照片;
    (二)录音、录像档案
    7、上级领导视察社区活动中形成的录音、录像材料;
    8、反映社区历史概貌及重要活动的录音、录像材料。
    六、实物档案
    1、社区获得的各种锦旗、奖状、奖牌(杯)、奖品、荣誉证书等;
    2、社区对外交流活动中获得的各种重要纪念品;
    3、具有保存价值的各种实物、手迹、字画、牌匾;
    4、社区停止使用的印章。
    七、电子档案
    社区应用计算机等形成存储在磁带、磁盘、光盘等介质上的电子文件及相应的支持软件产品和软硬件说明材料。