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    关于2016年度全市档案安全体系建设检查情况的通报
    发布时间:2016-12-20 15:14 | 访问次数:

    庆档字〔201664

     

     

                             关于2016年度全市档案安全体系建设

    检查情况的通报

     

    各县(市、区)档案局,市直各单位,驻宜有关单位:

    为贯彻执行市委办公室、市政府办公室《关于加强和改进新形势下全市档案工作的实施意见》(庆办发20163号),按照《关于开展2016年度档案工作执法检查的通知》(庆办明电〔201676号)要求,推进全市档案安全体系建设,市档案局检查组于111425日对县(市、区)档案局(馆)、3个专业档案馆、15个企事业单位档案室档案安全体系建设情况进行了检查。现通报如下:

        一、检查的基本情况

    1、县(市、区)档案局(馆)档案安全体系建设检查情况:

        望江县、怀宁县、太湖县、岳西县、大观区档案局(馆)档案安全管理工作主体责任意识强,制定档案馆灾害应急处置预案,并组织开展演练,不定期开展档案安全检查,档案安全管理台账清晰,库房等重点区域安装监控和门禁系统,设施设备较齐全,装具标准,档案保管条件较好。望江县档案局防盗报警系统与县110指挥中心实行了联网,并安排专人值班。计算机配置了防病毒软件和防火墙,对档案电子数据进行了脱机备份。怀宁县档案馆各门类档案安全管理较规范,认真开展档案目录数字化和全文数字化工作,重视档案信息网络与电子档案的安全管理工作,局域网与互联网实行物理隔离,定期对电子档案脱机备份。太湖县档案局认真开展档案年度清查工作,部署汛期档案安全管理工作,对档案密集架进行改装,馆藏档案采取生态防虫和药物防虫相结合的防护措施。岳西县档案局将档案安全管理工作纳入档案工作目标管理责任制考核方案,每年定期对县直机关和所属乡(镇)的档案安全管理工作开展执法检查,积极部署汛期土地确权档案安全管理工作。大观区档案局把档案安全管理工作纳入机关绩效考核内容,对移交进馆的档案能严把安全质量关。

    迎江区、宜秀区、潜山县、桐城市、宿松县档案局(馆)重视档案安全体系建设,成立了档案安全工作领导小组,制定了档案事故及灾害应急处置预案,多数单位开展了消防演练,档案安全保管设施设备较齐全,档案装具较标准。迎江区档案局开展档案安全管理知识的学习和宣传工作,每年定期组织消防演练,开展名人字画等珍贵档案资源的征集开发和保护工作,但档案依法移交进馆工作滞后。宜秀区档案馆严格档案出入库、查借阅登记,档案安全管理台账较清晰,开展档案依法移交进馆工作,但未开展档案应急处置预案演练。潜山县档案馆档案安全管理台账较齐全每周对库房进行一至两次安全检查,对危及库房安全的隐患能够及时排查和清除,但库房缺少防高温设备,未配置防火门。桐城市档案局印发了《档案馆档案安全责任书》,对库房的电路及时进行更换清除安全隐患,但部分档案保管条件较差,部分档案装具不标准。宿松县档案局建立档案安全管理责任制,制定《珍贵档案防护措施》,组织《档案管理违法违纪行为处分规定》的宣传贯彻工作,定期开展档案库房安全检查,库房温湿度记录、查借阅记录、移交手续等档案管理台帐较齐全,但档案库房在一楼,潮湿、通风条件差。

    2、专业档案馆、部分企事业单位档案室档案安全体系建设检查情况:

    市城建档案馆、中石化安庆分公司档案馆、安庆职业技术学院、市国土资源档案馆档案安全管理工作主体责任意识强,建立健全了档案安全工作机制和各项管理制度,库房设施设备齐全,档案装具标准,各项安全记录准确完整,电子文件做到定期脱机备份。市城建档案馆完善了汛期档案安全管理工作预案,开展了县(市、区)住房建设局档案安全检查,但库房墙体承重不足、容量饱和。中石化安庆分公司档案馆开展了消防演练和档案年度清查,但电子文件未开展异地备份、消防通道不畅。安庆职业技术学院结合院校工作实际,每年严格按归档流程对各类档案进行收集整理归档,定期开展室藏档案安全检查,但档案去湿设备老化不能满足要求。市国土资源档案馆开展馆藏档案全文数字化工作,安全管理台账清晰,查阅利用手续较齐全,但胀库问题突出。

    中国工商银行股份公司安庆分行、徽商银行安庆分行、安徽曙光化工集团、安庆供水集团公司、中国建设银行股份公司安庆市分行建立健全了档案安全工作机制,制定了档案事故及灾害应急预案,库房设施设备较齐全。中国工商银行股份公司安庆分行库房安装了通风设施,进行了档案安全消防演练,开展了对下属机构库房安全检查,但库房未安装温度调节设备,湿度较大。徽商银行安庆分行建立了电子档案信息系统,制定了信息安全管理制度,但胀库现象明显。安徽曙光化工集团编制了档案安全工作管理责任制和各项管理制度,档案工作管理台账齐全,但电子文件未开展异地异质备份。安庆供水集团公司坚持定期开展室藏档案安全检查,但移交进档案室的一水厂基建档案未及时规范整理。中国建设银行股份公司安庆市分行开展专业档案全文数字化工作,但电子数据未异质备份,档案库房消防设备不符合业务标准。

    安徽黄梅戏艺术职业学院、安庆中北巴士有限公司、省地质矿产勘查局311地质队、省地质矿产勘查局326地质队、安庆港华燃气有限公司、市盐务管理局、中国石油销售有限公司安徽安庆石油分公司成立了档案工作领导小组,建立了档案管理制度,配置了档案管理设施设备,各门类档案基本实行了集中统一管理,但部分单位未制定事故及灾害应急预案,档案工作管理台账不够齐全。安徽黄梅戏艺术职业学院声像、实物等门类档案未集中统一管理。安庆中北巴士有限公司档案库房堆有杂物。省地质矿产勘查局311地质队专业档案库房设在一楼,潮湿严重。省地质矿产勘查局326地质队档案库房缺灭火器。安庆港华燃气有限公司缺少年度档案清查记录,库房杂物较多。市盐务管理局档案库房缺防盗门,日常安全检查不到位。中国石油销售有限公司安徽安庆石油分公司各门类档案未实行集中统一管理,统计台账不齐全,声像、实物档案未建档。

    安徽安庆技师学院、安徽加宝实业股份公司未落实档案安全管理工作主体责任,部分门类档案未规范整理到位,各门类档案未实行集中统一管理,档案安全保管设施设备不齐全,档案安全管理台账不清晰。安徽安庆技师学院对文书、会计、人事档案进行系统整理,但原交通技校档案未及时移交进院综合档案室。安徽加宝实业股份公司党群类、行管类、经管类档案,会计档案进行了规范整理,但基建档案收集不够齐全。

    二、检查中发现的问题 

    1、档案安全管理制度未落实。定期安全检查制度、进出库制度、温(湿)度登记制度、定期清扫制度没有严格执行,有的档案安全管理台账不齐全,有的库房堆有杂物。

    2、部分档案馆(室)胀库,影响了档案接收工作,造成应接收的档案安全管理得不到保障。档案库房布局不合理,部分档案库房设置在底层或顶层,底层湿度大,顶层光线强,档案易霉变、脆变。

    3档案馆(室)“八防”措施不到位。部分档案馆(室)库房线路老化,有的地面、墙面潮湿,有的空调、去湿机等设备未配齐。

    4、部分档案馆(室)制定的档案安全事故应急预案内容简单,缺乏针对性和操作性,有的未开展应急预案演练。

    5、部分企事业单位专业档案归档不及时,各门类档案未实行集中统一管理,少数机构改革撤并单位未依法将档案移交进馆(室),存在安全隐患。

    6、部分单位电子档案没有脱机备份,有的备份载体不符合标准,有的没有内外网分离和安装防火墙,存在失泄密隐患。

       7、部分单位珍贵档案保护措施不到位。

    三、整改措施

    1、要严格落实日常安全检查、进出库等制度,完善档案安全管理台账。严格实行安全责任制,将档案安全责任落实到人。

    2、要按照档案建筑馆(室)设计规范,规划建新馆(室)的,要加快新馆(室)建设进程,未规划建馆(室)的要加强档案馆(室)建设,通过多种渠道增加档案库房,要解决档案库房胀库和布局不合理问题。

    3、要完善档案库房设施,配齐“八防”设备,不断改善档案保管条件,提高档案安全与管理水平。

    4、要结合馆(室)实际编制档案安全事故应急预案,定期开展档案安全事故应急预案演练。

    5要加大散存和积存档案整理力度,加强机构改革撤并单位档案的安全保管,依法完成移交或接收处置任务,实行各门类档案集中统一管理。

    6、要加强电子档案异质异地备份工作,计算机实行内外网分离和建立防火墙。

    7、要创造条件加强对馆(室)珍贵档案的保护力度。

                                

     

     

                                       安庆市档案局

                                    2016年12月19

     

     

     

     

     

    抄报:市委、市政府,省档案局,市委常委秘书长宋圣军,市政府秘书长 江兴代

    抄送:各县(市、区)党委办公室、政府办公室