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    档案著录规则 DA/T18-1999
    发布时间:2013-04-15 10:45 | 访问次数:

     

    1 范围

      本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
       本标准适用于各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案,可遵照本标准制定细则。
       本标准不包括以全宗和类别为对象的著录,也不包括目录组织的方法。

    2 引用标准

      下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时,所示版本均为有效。所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
       GB/T3792.1-1983 文献著录总则
       GB/T7156-1987  文献保密等级代码
       GB/T9704-1988  国家机关公文格式
       GB/T15418-1994 档案分类标引规则
       GB/T3860-1995  文献叙词标引规则
       DA/T1-1992   档案工作基本术语
       DA/T19-1999   档案主题标引规则

    3 定义

      本标准采用下列定义。
    3.1 著录
       在编档案目录时,对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。[DA/T1中5]
    3.2 著录项目
       揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
    3.3 条目
       又称款目,档案著录的结果,是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
    3.4 著录格式
       著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
    3.5 档案目录
       按照一定的次序编排而成的条目汇集,是档案管理、检索和报道的工具。

    4 著录项目

      档案著录项目共分七项,每项分若干著录单元(小项)。
    4.1 题名与责任说明项
    4.1.1 正题名
    4.1.2 并列题名*
    4.1.3 副题名及说明题名文字*
    4.1.4 文件编号*
    4.1.5 责任者
    4.1.6 附件*
    4.2 稿本与文种项
    4.2.1 稿本*
    4.2.2 文种*
    4.3 密级与保管期限项
    4.3.1 密级*
    4.3.2 保管期限*
    4.4 时间项
    4.5 载体形态项
    4.5.1 载体类型*
    4.5.2 数量及单位*
    4.5.3 规格*
    4.6 附注与提要项
    4.6.1 附注*
    4.6.2 提要*
    4.7 排检与编号项
    4.7.1 分类号
    4.7.2 档案馆代号*
    4.7.3 档号
    4.7.4 电子文档号
    4.7.5 缩微号
    4.7.6 主题词或关键词
    4.8 4.1~4.7中有“*”号者为选择著录项目或单元(小项)。

    5 著录用标识符

    5.1 为识别各著录项目、单元(小顶)及其内容,添加如下规定的标识符。
       - 置于下列各著录项目之前:
         稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。
       = 置于并列题名之前。
       : 置于下列各著录单元之前:
         副题名及说明题名文字,文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。
       / 置于第一个责任者之前。
       ; 置干多个文件编号之间、多个责任者之间。
       , 用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。
       + 置于每一个附件之前。
       [] 置于下列著录内容的两端:
         自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。
       () 置于下列著录内容的两端:
         责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。
       ? 用于不能确定的著录内容,一般与“[]”号配合使用。
       -  用于下列著录内容之间:
         日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。
       … 用于节略内容。
       □ 用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”号。
    5.2 著录用标识符使用说明
    5.2.1 除“题名与责任说明项、排检与编号项”外,各项目连续著录时,其前均冠“.—”。如遏回行,不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。
    5.2.2 “.—”符占两格,在回行时不应拆开;“;”和“,”各占一格,前后均不再空格。
    5.2.3 如某个项目缺少第一个单元(小项)时,应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“.—”。
    5.2.4 凡重复著录一个项目或单元时,其标识符也需重复。
    5.2.5 不著录的项目或单元,其标识符应连同该项目或单元一并省略。

    6 著录条目格式

    6.1 段落符号式条目格式

      分类号                    档案馆代号
       档 号        电子文档号       缩 微 号
       正题名=并列题名:副题名及说明题名文字:文件编号/责任者
       +附件.—稿本:文种.—密级:保管期限.—时间.—载体类型:
       数量及单位:规格.—附往
         提要
       主题词或关键词

      段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行,档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行,电于文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项,密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项,回行时,齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要,回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词,各词之间空一格。
    6.2 表格式条目格式
       实际工作需要使用表格式条目时,其著录项目应与6.1相同,其排列顺序可参照6.1。
    6.3 无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷,均按6.1或6.2格式依次著录。
    6.4 著录条目的形式为卡片式时,卡片尺寸一般为12.5cm×7.5cm,著录时卡片四周均应留1cm空隙,如卡片正面著录不完,可接背面连续著录。

    7 著录用文字

    7.1 著录用文字必须规范化。
    7.2 汉字应使用规范化的简化汉字。外文与少数民族文字应依照其文字规则书写。
    7.3 文件编号项、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字。
    7.4 图形及符号应照录,无法照录的可改为其它形式的相应内容,并加“[]”号。

    8 著录信息源

    8.1 著录信息来源于被著录的档案。
    8.2 单份或一组文件著录时主要依据文头、文尾。
    8.3 一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。
    8.4 被著录档案本身信息不足时,参考其它有关的档案资料。

    9 著录项目细则

    9.1 题名与责任说明项
    9.1.1 题名
       题名,又称标题、题目,是表达档案中心内容、形式特征的名称。
    9.1.1.1 正题名
       a)正题名是档案的主要题名,一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录。
       b)单份文件没有题名,依据其内容拟写题名,并加“[ ]”号。示例见附录A1。
       c)单份文件的题名不能揭示内容时,原题名照录,井根据其内容另拟题名附后,加“[ ]”号。
       例:通知[共青团中央关于纪念一.二九的通知]
       示例又见附录A9。
       d)单份文件的题名过于冗长时,在不丢失重要信息和损伤原意的情况下,可删去冗余部份,节略内容用“……”号表示。
       e)案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时,一般应重新拟写,将原题名修改好后再著录。
    9.1.1.2 并列题名
       并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名,必要时井列题名与正题名一并著录,并列题名前加“=”号。示例见附录A14。
    9.1.1.3 副题名及说明题名文字
       副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录,正题名能够反映档案内容时,副题名不必著录。
       说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时说明题名文字照原文著录。
       副题名及说明题名文字前加“:”号。
       例:国家机关公文格式:中华人民共和国国家标准
       示例又见附录A5、A6、A16、A17。
    9.1.2 文件编号
    9.1.2.1 文件编号是文件制发过程中由制发机关,团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。
    9.1.2.2 文件编号除年度用“[]”号外,其余照原文字符号抄录,其前加“:”号。
       例1: :中发[1980]16号
       例2: :GB/T 13968一92
    9.1.2.3 联合发文或档案上有多个文件编号时,一般只著录一个文件编号,但立档单位的文件编号必须著录。若著录多个文件编号,中间用“;”号隔开。
    9.1.2.4 档案室一般应著录文件编号。
    9.1.3 责任说明
       责任说明著录责任者,必要时著录职责或身份(职务、职称等)。
       责任者,也称作者,是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。
    9.1.3.1 责任者只有一个时,照原文著录,其前加“/”号。
    9.1.3.2 责任者有多个时,著录列居首位的责任者,立档单位本身是责任者的必须著录,其余视需要著录。被省略的责任者用“[等]”表示。第一个责任者之前加“/”号,责任者之间以“;”号相隔。多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时,可将职责或身份置于最末一个责任者后的“()”号中,责任者之间以“,”号相隔。同一责任者有多个职责或身份又必须著录时,可将多个职责或身份置于责任者后的“()”中,职责或身份之间以“,”相隔。
       例 1:/国家计委;国家科委;国家档案局
       例 2:/徐昌霖(编剧,导演);舒适,项堃,上官云珠(主演) 陈歌辛(作曲)
    9.1.3.3 机关团体责任者
       a)机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称