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工作动态

强化管理 精心组织,努力打造档案服务“快车道”

作者:管理员     发布时间:2022-06-07     浏览:

  安庆市档案馆馆藏档案整理及数字化加工项目(以下简称:数字化项目)自2020年5月开工以来,市档案馆着力加强组织领导、强化前端控制、注重过程管理、积极化解风险,数字化项目管理机制日趋成熟,档案数字化成果质量明显提升,馆藏档案规范化建设取得重要进展,形成了“以制度化保障数字化、用数字化带动规范化”的良好工作态势。2021年11月,安徽省档案局对安庆市档案馆业务建设情况组织现场评价,其中抽卷查验合格率达100%,受评审专家一致好评。其项目的成功管理经验被省委办公厅(省档案局)推荐至《中国档案》刊载,供同行业项目管理提供借鉴参考。

  健全制度机制,切实加强档案数字化的组织领导 一是成立项目领导小组。切实加强对馆藏档案数字化项目的组织领导。二是建立现场值班制度。在项目加工现场第一时间解决馆藏档案中存在缺件、缺页等问题,共形成《问题处理清单》500余份,值班人员当场解决问题2000余个,有效提高数字化加工效率。三是建立现场会商制度。及时研究解决涉及业务规范方面的问题,共计解决15条涉及业务规范等方面的问题,促进馆藏档案基础业务全面规范。四是建立馆长办公专题会议制度。对数字化项目的重大事项进行专题会议研究决定。

  主动前移关口,积极介入档案数字化的前端控制  一是前置审查企业业务能力。通过对加工企业的档案加工系统、管理系统、质检系统的自主产权、响应时间、处理流程、功能要求等进行明确要求,以检测投标企业的业务能力水平。二是前置考核档案数字化成果质量。选取第一个全宗档案作为试验,了解中标企业数字化加工的熟练程度和质量把控水平。三是前置检验工作人员业务水平。重点检验项目经理对人员、组织管理、流程管理、进度控制等方面的组织管理能力和技术人员的档案业务水平。

  引入监理机制,扎实做好档案数字化的过程管理  一是引入监理机制。数字化项目的目录著录约270万条,全文扫描约1350万画幅,仅靠自身力量很难做到全方位监督管理。监理机制的引入,使档案馆业务人员更加专注于项目的宏观管理和核心关键节点的监督。二是组织阶段验收。避免因加工周期过长造成验收工作量大,防范因未及时验收而出现大批量不合格产品,导致积重难返等问题。三是组织年度考核。每个合同年度组织一次综合考核,并将年度考核是否合格作为能否继续履约的必要条件。四是加强项目实施的规范建档。截止目前,共形成加工流程单、问题处理清单、质检报告、验收表等各类工作文档72000余件,这既是项目安全管理的需要,也是项目结束后迎接项目审计巡察的需要。

  积极化解风险,科学设置档案数字化的指标要求  一是规避最低价中标。合理设定招标评分表,控制价格部分的比例,防止因竞标而出现恶意压价行为。二是科学设定质检合格率。因馆藏档案基数大,所以我们设定的标准均高于行业相关标准规范,如目录著录准确率行业标准要求须达到95%,而我馆要求准确率须达到99.9%,虽然这对加工企业难度很大,但将“紧箍咒”收紧些,会起到更加严格的规范和约束作用。三是严格禁止转包。签订合同时,要求中标企业须提交员工花名册、社保证明、身份证明等材料,有效化解项目因转包出现问题责任不清推诿扯皮的风险。四是建立奖励机制。如对于 “人名”数量多的档案,我们规定每著录5个人名按一条著录目录结算费用,通过实施奖励性举措,保障了加工企业的合理利润,保证了档案的著录质量。

  安庆市档案馆紧紧以数字化项目为抓手,不断提升档案信息化建设水平,努力提升档案服务市委市政府工作大局、服务人民群众的能力和水平,为建设创新宜城、开放宜城、文化宜城、生态宜城、幸福宜城提供坚实档案保障。(撰稿人:蒋四广  审核人:胡孝顺  编辑:蒋四广)


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