各市档案局，省直各单位：
    为进一步加强全省各级机关档案信息化建设，提高机关档案管理现代化水平，根据《国家档案局中央档案馆关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》、《安徽省“十一五”国民经济和社会信息化发展规划》、《安徽省“十一五”档案事业发展规划》的要求，结合我省机关档案工作实际，提出以下意见。
    一、充分认识机关档案信息化建设的意义
    档案是信息社会经济和社会发展的宝贵信息资源。档案信息化是指档案部门改革传统管理方法，运用现代信息技术，加强档案信息资源的收集、管理、开发和利用的过程。档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。加强档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展的客观要求，是档案事业发展的必然趋势，是进一步提高档案管理和服务水平的必由之路。
    机关档案是机关重要的信息资源，机关档案信息化是机关信息化建设的重要组成部分，是电子政务建设的重要内容。机关应采取有效措施，加大投入，确保机关档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，全面推动机关档案管理现代化。
    二、明确机关档案信息化建设的指导思想与原则
    机关档案信息化建设的指导思想是：适应“数字安徽”建设和全省档案事业发展要求，以档案信息资源建设为核心，以电子文件管理为重点，以档案信息资源开发利用为目标，充分发挥信息化在促进机关档案工作发展中的重要作用，为机关和社会提供优质、高效的档案信息服务。
    机关档案信息化建设的原则：坚持文档一体化、电子文件与纸质文件并存、确保档案信息安全的原则；坚持信息技术与管理并重的原则；坚持档案信息化与机关信息化同步的原则。
    三、全面完成机关档案信息化建设的主要任务
    各机关应结合实际，制定档案信息化建设规划，并纳入本机关信息化总体规划，有计划、有步骤地完成机关档案信息化建设任务。
    （一）加强机关档案信息资源建设
    1.规范电子文件的归档与管理。已形成电子文件的机关应尽快将电子文件的归档与管理摆上工作日程，纳入机关档案工作内容。要参照纸质文件的归档范围，制定电子文件归档范围及保管期限表。严格按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规定，制定本单位电子文件管理规范，规范电子文件的归档与管理，使电子文件和纸质文件一样得到科学保管和有效利用。具有永久保存价值的电子文件，必须同时制成一套纸质文件一并保存。要做好馆室衔接工作，遵从同级国家综合档案馆关于电子文件移交与接收一致性要求，及时向同级国家综合档案馆移交规范的归档电子文件。各级档案行政管理部门要主动加强与电子文件移交机关的联系和协调，积极探索电子文件移交的新机制、新方法、新手段，为机关电子文件移交进馆并有效提供利用创造条件。
    2.加快室藏档案的数字化。各级机关要统筹安排做好室藏档案数字化工作，尊重档案管理工作的科学规律，扎实做好机关档案的分类、整理、著录、鉴定等各项基础工作，夯实机关档案数字化基础。要加强室藏档案的目录数据库建设，重视和加强档案数据采集、录入的准确性，以提高档案利用检索的完整率和准确率。各级机关在向同级国家综合档案馆移交纸质文件级目录的同时，应移交符合规范标准的机读目录。
    各级机关在加强目录数据库建设的基础上，要加强纸质档案全文数据库和多媒体数据库建设。按照《纸质档案数字化技术规范》和缩微、录音、录像、照片等档案数字化规范对纸质档案、录音、录像、照片档案进行数字化，逐步建立档案全文数据库和档案多媒体数据库。有条件的单位在向档案馆移交纸质及其他载体档案时，应同时移交符合规范标准的数字化档案。
    3.深化档案信息资源开发利用。各级机关档案部门要以政务信息公开为切入点，科学整合机关各类档案信息资源，促进档案信息资源总量增加、质量提高、结构优化。要推进服务机制创新，全面提升档案信息资源开发利用水平和公共服务能力，促进档案信息资源的共享和再利用。要加强档案服务窗口建设，依托机关信息网站，提供档案信息服务。
    （二）加强档案信息化基础设施建设和应用系统建设
    机关应根据档案信息化建设的需要，配备必要的设施设备，如计算机、扫描仪、数码相机、数码摄像机、音视频数字转换设备等。机关集中管理电子文件的机构或部门，应当具备电子文件存储、检测、迁移、备份等设施和保管条件。要进一步加强档案管理应用系统建设，把档案管理应用系统纳入整个机关的办公自动化系统或电子政务系统中, 对文书工作和档案工作统筹规划、优化管理,使档案管理工作与机关办公自动化同步发展。要进一步提高运用档案管理软件的普及率，到2010年底，全省各级机关档案计算机管理普及率要达到100%，采用的管理软件必须符合国家档案局关于档案管理软件的功能要求，符合纸质档案和电子文件管理标准、规范要求，与机关业务系统有机衔接，为档案信息采集、交换、资源共享创造条件。
    四、强化机关档案信息化建设的保障措施
    （一）加强对机关档案信息化建设组织领导与监督
    各级机关要充分认识档案信息化工作的重要意义，加强领导、统一规划，加大对档案信息化工作的资金投入力度，稳步推进档案信息化建设与电子政务、办公自动化建设协调发展。各级档案行政管理部门要加强对机关档案信息化的指导和督促，要把机关档案信息化建设作为机关档案工作水平的重要标志纳入档案执法检查、档案年检、档案工作评估、档案目标管理的重要内容。
    （二）加强对机关档案信息化的标准化、规范化管理
    各级机关在进行档案信息化建设中，必须严格执行国家档案局、安徽省档案局制订的档案数字化、电子文件管理法规和技术标准，确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享，把档案信息资源开发利用工作纳入科学化、规范化轨道。
    （三）建设机关档案信息安全保障体系
    各级机关在加强档案信息化建设的同时，应把档案信息安全放在突出位置，确保管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息的失密、泄密和丢失。逐步完善档案信息安全管理体制，落实信息安全责任制度，制订完善的信息安全应急预案，加强对系统管理员、信息安全员的培养、使用和考核。加强对计算机、网络硬件设备和软件系统、涉密载体的管理，机关档案信息系统必须与互联网等公共信息网实行物理隔离。加强数据库管理，采取脱机备份等有效措施，确保数据安全。加强档案网上利用的身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输和利用的安全。所有上网信息的发布都必须按规定程序和要求进行审查。
    （四）明确机关电子文件归档与管理工作职责
    各级机关要把电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关部门及人员的岗位职责。
    1.机关档案部门负责归档电子文件的接收、管理与开发利用；对本机关文书承办部门电子文件的形成、办理、收集和归档工作进行监督和指导；对所属单位及本系统电子文件归档管理工作进行监督和指导；对本机关办公自动化系统的开发设计提出电子文件归档管理要求，确保电子文件的归档管理纳入办公自动化系统，并同步实施。
    2.机关文件管理部门和文书人员应当规范电子文件的形成、办理、交换的操作程序，保证电子文件完整、准确和有效。
    3.机关信息技术部门和系统管理人员应当对电子文件管理系统的安全、运转负责，对维护真实性、完整性和有效性提供技术保障。
    4.机关业务部门和业务人员有责任和义务确保其活动中形成的电子文件的完整性和准确性。
    （五）努力提高机关档案干部业务素质
    要加大档案信息化宣传教育力度，普及档案信息化知识。各级机关要对档案业务人员进行与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代信息技术知识培训，培养和造就既懂信息技术，又熟悉档案业务的复合型人才，促进机关档案信息化建设健康发展。

  
                                             安徽省档案局 
                                         二ＯＯ八年六月二十四日

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