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关于印发《安庆市社区档案管理办法》的通知

作者：管理员发布时间：2015-01-05 浏览：次

庆档字〔2014〕63号

关于印发《安庆市社区档案管理办法》的通知

各县（市、区）档案局、民政局：

为贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号）精神，进一步加强和规范我市社区档案工作，特制定《安庆市社区档案管理办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

安庆市档案局安庆市民政局

2014年12月18日

安庆市社区档案管理办法

第一条 为规范我市社区档案工作，有效保护和开发利用社区档案资源，为社区建设与管理提供服务，根据《中华人民共和国城市居民委员会组织法》、《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》和有关规定，结合我市实际，制定本办法。

第二条 社区档案是指社区各类组织和居民在社区各项实践活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子等不同形式和载体的历史记录。

第三条 社区党组织和居民委员会应当重视档案工作，加强组织领导，贯彻执行档案法律法规，将档案工作纳入社区建设和管理内容，促进档案工作与社区各项工作同步协调发展。

第四条 社区档案应当实行集中统一管理，确保各类档案的完整、准确、安全和有效利用，任何单位和个人不得据为己有或者擅自销毁。

第五条 各级档案行政管理部门、民政部门和街道办事处（乡镇人民政府）负责所辖区域内社区档案工作的检查、监督和指导。

第六条 社区居民委员会应当建立社区档案工作管理网络，明确档案工作岗位职责，建立健全档案工作制度。

第七条 社区文件材料归档应符合下列基本要求：

（一）归档的文件材料要齐全完整，签字盖章手续完备，字迹清晰耐久。

　　（二）归档的声像材料图像、声音清晰。

　　（三）归档电子文件应与打印出的纸质文件一并归档，电子档案的保存载体应符合国家标准。

　　（四）归档时须编制移交清册一式两份，交接双方在对档案清点无误并共同签字后，各存一份以备查考。

　　（五）文书、专业、电子文件材料于次年6月底前归档；科技文件材料在科技活动结束后1个月内归档；会计材料由财务部门在会计年度终了后保管1年，于次年3月底前归档；声像材料在活动结束或者办理完毕后随时归档；实物材料随时归档。

第八条 社区档案一般分为文书档案、专业档案、会计档案、科技档案、声像档案、电子档案、实物档案等七个大类，各大类之下所设类目参照本办法附件。

第九条 社区文件材料的归档范围和保管期限参照本办法附件。

第十条 各类归档文件材料的整理：

（一）文书档案按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）执行。

（二）专业档案按照国家档案部门和主管部门的有关规定执行。

（三）会计档案按照国家财政部、档案局《会计档案管理办法》和安徽省财政厅、档案局《安徽省会计档案管理办法实施细则》执行。

（四）科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182－2008）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）执行。

（五）声像档案中照片档案按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行，录音、录像、光盘档案分别以盘为单位整理，按时间顺序排列。

（六）电子档案按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38—2008)执行。

（七）实物档案按照实物种类分别以件为单位整理。

第十一条 社区各类档案按下列规则进行编号：

（一）文书档案按照年度——问题——保管期限排列编号。

（二）专业档案按照专业类别——年度排列编号。

（三）会计档案按照会计类别——年度排列编号。

（四）科技档案中的基建档案按照工程项目编号；设备档案按照台号编号。

（五）声像档案按照载体形式—年度排列编号。

（六）电子档案按国家有关规定排列编号。

（七）实物档案以件为单位，按照实物种类和时间顺序跨年度大流水排列编号。

第十二条 社区档案的鉴定和销毁工作，应按有关规定和程序进行，严禁擅自销毁档案。

第十三条 社区应加强档案管理基础设施建设，为档案的安全保管和利用提供必需的场所，配备档案装具及防火、防盗、防虫、防霉等必要设施设备，定期检查，及时消除安全隐患，确保档案安全。

第十四条 社区应当建立健全档案借阅利用制度，编制各门类档案检索工具，采用计算机等先进技术，为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。

第十五条 社区调整、合并、撤销时，应将档案及时移交街道办事处（乡镇人民政府）或撤并后新的社区综合档案室，按规定办理交接手续，防止档案遗失。

第十六条 社区应建立并执行社区两委换届档案交接制度，档案管理人员调离工作岗位时，应当在离岗前办理档案交接手续，任何个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案。

第十七条 社区档案工作中有违反《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》、《档案管理违法违纪行为处分规定》等法律、法规的行为，造成档案损失的，依法追究责任。

第十八条 本办法由安庆市档案局和民政局负责解释。

第十九条 本办法自发布之日起施行。安庆市档案局、民政局2003年6月24日发布的《安庆市社区档案管理暂行办法》同时废止。

附件：《安庆市社区文件材料归档范围和保管期限表》

附件：

安庆市社区文件材料归档范围和保管期限表

一级类目	二级类目	归档范围	保管期限
1 文书档案 1 文书档案 1 文书档案 1 文书档案	1.1 党群工作和自治管理类 1.1 党群工作和自治管理类	（一）党群工作
		1、社区党委（总支、支部）成立、换届选举形成的文件材料、上级党组织通知、批复	永久
		2、社区党委（总支、支部）会、党的民主生活会、两委联席会等会议记录、纪要	永久
		3、社区党委（总支、支部）工作计划、总结、专题报告、调研等文件材料	年度（含）以上　永久年度以下 10年
		4、社区党委（总支、支部）制定的岗位职责、规章、制度	30年
		5、社区党委（总支、支部）委员任免的请示、上级的通知、批复，干部分工、人员录用、印信启用等文件材料	永久
		6、社区关于党群工作的请示、报告和上级的批示、批复	重要的　永久一般的 30年
		7、上级党组织有关党建工作的通知、规定、办法，本社区组织开展的党建活动形成的文件材料	重要的永久一般的 10年
		8、上级领导视察、检查本社区工作形成的文件材料	重要的　永久一般的 30年
		9、社区党委（总支、支部）发展党员、党员转正形成的文件材料，党员名册、统计年报、社区党员组织关系介绍信及存根	永久
		10、社区党委（总支、支部）党务公开、廉政建设、民主评议、党员教育培训等计划、通知、报告、决定、总结、记录	重要的永久一般的 30年
		11、社区党委（总支、支部）及党员干部受上级表彰、奖励的通知、通报、决定等文件材料	县级（含）以上永久县级以下　　　 30年
		12、对社区党员干部的处分材料	警告（不含）以上永久警告　 30年
		13、社区有关统战、侨务、宗教、关协、共青团、工会、妇联、残联志愿者等群团组织年度工作计划、总结、会议记录、名册、统计年报、开展重大活动形成的文件材料	30年
		（二）社区自治管理
		1、社区居委会换届选举形成的文件材料、上级党组织通知、批复	永久
		2、社区召开的居民（代表）大会、居民委员会、协商议事会等各种重要会议会议记录、通知、议程、工作报告等文件材料	永久
		3、居民听证会、民主恳谈会、民主协商、民情民意反映等会议的通知、名单、议程、总结、纪要	30年
		4、社区居委会年度工作计划、总结、目标责任书，各类统计年报表	年度（含）以上　　永久年度以下　　　　10年
		5、上级关于社区设立、撤并、调整、更名的通知、批复等文件材料	永久
		6、上级机关关于社区居委会自治管理工作的文件材料	重要的　永久一般的　 10年
		7、社区关于自治管理的请示及上级的批复、批示	重要的　永久一般的　 30年
		8、社区开展的居民自治专项活动形成的文件材料	重要的　永久一般的　 10年
		9、社区居民自治章程、居民公约，社区编写的组织沿革、大事记	永久
		10、社区制定的各项规章、制度、规范	30年
		11、居民小组长、楼栋长名册，社区志愿者登记等文件材料	10年
		12、社区与其他单位、个人签订的合同、协议、协定	重要的　永久一般的 10年
		13、集体资产管理形成的登记表、统计表、核查清算、凭证等文件材料	重要的　永久一般的　10年
		14、社区信息、档案、保密工作中形成的文件材料	重要的　 30年一般的　 10年
	1.2 民政和社会保障类	（一）民政工作
		1、社区关于民政工作会议记录、纪要、重要专题调研材料	30年
		2、社区关于社会救助、优抚安置、社会事务、社会工作等民政工作计划、总结	年度（含）以上　 30年年度以下　 10年
		3、社区民政工作制度、岗位职责、目标责任书等文件材料	30年
		4、上级机关关于社会救助、优抚安置、社会事务、社会工作等民政工作的规定、意见、通知	重要的　30年一般的 10年
		5、社区关于民政工作的请示、报告和上级的批示、批复	重要的　永久一般的　 30年
		6、社区开展民政专项活动形成的工作方案、计划、总结、调查登记表等文件材料	重要的永久一般的　10年
		7、社区城乡最低生活保障、医疗救助、扶贫、助残、高龄津贴、廉租房等社会救助工作管理名册、登记表、统计表、调查表、活动记录等文件材料	30年
		8、社区开展拥军优属、服兵役和预备役人员登记等优抚安置和征兵区工作形成的登记名册、统计报表、台账等文件材料	30年
		9、社区殡葬、婚姻、收养、居家养老、老年证办理等社会事务工作形成的初审证明、存根、登记册等文件材料	30年
		（二）社会保障
		1、社区关于社会保障工作会议记录、纪要、重要专题调研材料、计划、总结	年度（含）以上　 30年年度以下　 10年
		2、社区社会保障工作制度、岗位职责、目标责任书等	30年
		3、上级机关关于养老保险、医疗保险、就业、失业等社会保障工作的规定、意见、通知	重要的 30年一般的 10年
		4、社区关于社会保障工作的请示、报告和上级的批示、批复	重要的永久一般的 30年
		5、社区开展社会保障专项活动形成的工作方案、计划、总结、调查登记表等文件材料	重要的　永久一般的　10年
		6、社区居民养老保险、医疗保险及其它社会保障参保、退保等文件材料	30年
		7、社区居民失业、就业、再就业名册、台账、登记表、统计报表、活动记录等文件材料	30年
	1.3 人口与计划生育工作类	1、上级机关关于人口与计划生育工作的规定、办法、意见等文件材料	重要的 30年一般的　 10年
		2、社区人口和计划生育组织网络、工作计划、总结、报告、工作制度、岗位职责、目标责任书等	年度（含）以上　30年年度以下　 10年
		3、社区计划生育情况年度统计报表、台帐	永久
		4、社区出生人口、户口迁移、暂住人口、死亡人口登记表、名册	30年
		5、社区人口普查、计生检查等专项工作方案、计划、总结、登记表、汇总表	重要的永久一般的 10年
		6、计生协会有关材料	10年
		7、社区有关基层人口计生工作手册服务宣传材料	10年
		8、社区关于计划生育药品管理、技术服务的登记表、统计表、反映表等文件材料	10年
	1.4 城建和文教卫类	（一）城建和环卫工作
		1、社区关于城建和环卫工作会议记录、纪要、重要专题调研材料	30年
		2、社区关于城建和环卫工作计划、总结、制度、职责、目标责任书	年度（含）以上 30年年度以下　 10年
		3、上级机关关于市政、市容、绿化和环境卫生等工作的规定、意见、通知	重要的 30年一般的 10年
		4、社区关于市政、市容、绿化和环境卫生等城建和环卫工作的请示、报告和上级的批示、批复	重要的 30年一般的 10年
		5、社区开展创建文明社区、文明小区、文明市民、爱国卫生等专项活动形成的工作方案、计划、总结、申报和审批材料	重要的永久一般的 30年
		（二）文化、教育、科普工作
		1、社区文化、教育、科普工作会议记录、计划、总结、制度等文件材料	年度（含）以上 30年年度以下　 10年
		2、上级机关关于文化、教育、科普等工作的规定、意见、通知	重要的 30年一般的 10年
3、社区关于文化、教育、科普工作的请示、报告和上级的批示、批复		30年
4、社区关于文化活动场所、市民素质教育、道德讲堂、教育建设、科普等专项活动形成的文件材料		重要的 30年一般的 10年
5、社区志愿者组织机构、人员名单、工作制度、岗位职责、服务守则等文件材料		30年
6、社区志愿者队伍开展各项活动、各种服务活动组成人员名单		重要的 30年一般的 10年

1 文书档案	1.5 综治和司法类	1、社区成立治保委员会、人民调解委员会、综合治理领导小组、综治维稳工作站等通知、名单、花名册	重要的 30年一般的 10年
		2、社区综治与司法工作规划、计划、总结、报告等文件材料	年度（含）以上 30年年度以下　　10年
		3、社区综治和司法工作制度、岗位职责、目标责任书、应急预案、防火公约等	30年
		4、上级机关印发关于综治和司法工作政策、法规、通知等文件材料	重要的 30年一般的 10年
		5、社区开展综治和司法专项活动方案、计划、总结、调查登记表	30年
		6、信访重点人、帮教、矫正对象花名册，信访接待处理登记表	30年
		7、信访日常工作形成的日报表、周报表、信息表等文件材料	10年
		8、安全、消防检查、巡查记录	10年
		9、人民调解工作会议纪要、年度统计台帐	30年
		10、人民调解协议	重要的 30年一般的 10年
		11、矛盾纠纷排查周报表和月度统计台帐	10年
		12、法律援助咨询日常记录	10年

2 专业档案 2 专业档案	2.1 民政类	2.1.1低保户类	审核审批表、书面申请、户口复印件、收入证明、调查材料、低保户承诺书、其他相关材料、注销通知单	30年
		2.1.2大病救助类	医疗救助入户调查表、申请报告、身份证户口簿复印件、医疗救助其它医疗证明	30年
		2.1.3 优抚对象类	伤残军人花名册、参战参训人员审核表、优抚对象信息采集表	30年
		2.1.4居家养老类	养老服务对象花名册、服务人员登记表、志愿者花名册、家政服务人员花名册、医疗志愿者花名册、工作情况登记表	30年
		2.1.5高龄津贴类	申请登记表、审批表及相关材料	30年
		2.1.6征兵类	兵役登记、退伍军人花名册	30年
		2.1.7廉租房补贴及经济适用房类	廉租房补贴申请表、廉租房补贴的报告、户口身份证结婚证复印件、经济适用住房购买资格申请表、经济适用住房购买的报告、户口身份证结婚证复印件、居委会证明、家庭收入证明、房产证明	30年
	2.2 社会保障类	2.2.1社保补贴类	花名册、审批表及附件	30年
		2.2.2城乡居民养老保险类	花名册、申领表及附件	30年
		2.2.3 就业失业登记证类	花名册、申领表及附件	30年
		2.2.4劳动监察类	花名册、用工登记表	30年
		2.2.5居民医疗类	花名册、登记表	30年
		2.2.6退休人员类	花名册、登记表	30年
		2.2.7退休人员死亡申报类	花名册、申领表及相关材料	30年
		2.2.8退休人员资格认证类	花名册	30年
	2.3 计划生育类	2.3.1生殖保健服务证类	申领表、登记簿、健康服务卡	30年
		2.3.2独生子女光荣证类	花名册、统计表、审批表及相关材料	30年
		2.3.3流动人口婚育证明类	登记簿、申请登记表、孕检名单	30年
		2.3.4再生育证类	登记簿、申请表、服务卡	30年
		2.3.5退休人员独生子女一次性补助类	发放表、摸底花名册、审批表及相关材料	30年
		2.3.6计划生育家庭特扶类	花名册、调查登记表、申报表、年审表	30年
		2.3.7省人口基金救助帮扶类	花名册、统计表、申报表	30年
	2.4 综治司法类	2.4.1矫正类	刑事判决书、执行通知书、结案登记表、保证书、花名册、宣告记录、告知书、责任书、协议书、矫正方案、谈话笔录、采集表、考察表	30年
		2.4.2帮教类	帮教对象信息登记、协议书、花名册、工作记录等	30年
		2.4.3 反邪教类	“法轮功”人员花名册、包保责任人名单、户籍证明、登记表、走访记录、季度分析	30年
		2.4.4调解类	登记表、申请表、调查记录、证据材料、记录、协议书、回访记录、司法确认有关材料说明	30年
		2.4.5法律援助类	审批表、申请表、身份证及困难证明附件、通知书、申请书、笔录、回访记录、报告表、回执	30年
	2.5 残疾人类	2.5.1贫困重度残疾人员生活特别救助类	公示名单、审批表、（残疾证、身份证、低保证）附件、新增人员登记表、取消员登记表）	30年
		2.5.2贫困精神残疾人员药费补助类	公示名单、审批表、附件（残疾证、身份证）	30年
		2.5.3贫困白内障复明工程类	通知、名单、登记表或摸底表	30年

3 会计档案	按照国家财政部、档案局《会计档案管理办法》和安徽省财政厅、档案局《安徽省会计档案管理办法实施细则》收集、整理、归档
4 科技档案	按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182－2008）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）收集、整理、归档
5 声像档案	照片、录音、录像、磁盘、光盘等按《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）等规定收集、整理、归档
6 电子档案	按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38—2008)的要求收集、整理、归档
7 实物档案	印章、锦旗、奖状、奖品、牌匾、荣誉证书、字画、票证等参照文书档案归档范围并按有关规定收集、整理、归档

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